L'importance des automatisations en office management

09
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12
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2023
Avec
L'importance des automatisations en office management
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“La gestion informatique c’est long et redondant. Ça me prend du temps quotidiennement et il y a toujours des galères”.

Dans de nombreuses TPE et PME, la gestion de l’informatique représente une contrainte, chronophage et redoutée, et ce sont souvent les Office Managers et les équipes RH qui en ont la charge.

Mais le rôle va bien au-delà de la gestion IT…

Prenons le cas des Office Managers, qui ont une mission centrale, voire stratégique ! Ils mènent des actions pour booster le bien-être des collaborateurs, gèrent l’approvisionnement en matériel informatique, facilitent l’avancement des projets et la communication entre les équipes, évitent les erreurs, font gagner du temps à tout le monde… En bref, cette fonction vous offre un véritable huilage des rouages de votre entreprise.

Ce constat ne doit pourtant pas être une fatalité. De nombreuses solutions existent pour faciliter la gestion IT et ainsi libérer du temps et de l’énergie pour vos collaborateurs.

Dans cet article, nous vous présentons les automatisations possibles pour simplifier et optimiser la gestion de votre parc informatique.

Le future of work en RH

Les automatisations présentent de nombreux bénéfices :

  1. Gain de temps : Automatiser les tâches répétitives libère du temps pour des activités plus stratégiques et forte plus value.
  2. Réduction des erreurs : Minimiser les erreurs humaines, améliorant la précision du travail.
  3. Efficacité accrue : Les processus automatisés sont plus rapides et efficaces
  4. Conformité améliorée : Assurer le respect cohérent des politiques et des réglementations.

Et les process à automatiser pour des fonctions people sont nombreux.

  • Gestion des réservations de salles de réunion ;
  • Gestion du parc informatique ;
  • Recrutement ;
  • Suivi des projets et tâches à réaliser ;
  • Tâches administratives et liées aux RH ;
  • Suivi des opérations bancaires…

Vous l’avez compris, les automatisations ont toutes leur place et leur importance dans les processus liés à l’office management.

Et si on se concentrait un peu plus sur les tâches liées à la gestion du parc informatique ?

Comment automatiser la gestion IT avec rzilient ?

Il est difficile de se satisfaire d’une situation où un Office Manager passe de longues heures à saisir des données dans un fichier Excel de suivi du parc informatique, plutôt qu’avec une plateforme dédiée, par exemple.

Ou encore que votre équipe RH doive passer une journée entière à acheter et configurer un ordinateur pour une nouvelle recrue.

Pourtant, ce sont des cas de figure que les équipes de rzilient rencontrent fréquemment en début de partenariat avec nos clients.

La plateforme rzilient a pour mission de vous faire gagner du temps dans votre gestion informatique.

Et cela passe aussi par l’automatisation d’un ensemble de tâches peu valorisantes grâce à des intégrations logicielles avec de nombreux partenaires reconnus.

Voici un parcours des principales tâches que votre équipe peut automatiser grâce à ces partenariats.

Vos onboardings IT automatisés

Vous venez de faire une levée de fonds, c’est la rentrée ou c’est le mois de Janvier ; de nombreuses arrivées de collaborateurs sont à prévoir dans votre entreprise.

En connectant votre SIRH à notre plateforme, vous bénéficiez d’une automatisation intégrée à de nombreuses tâches !

Dès que vous saisissez les informations concernant l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans votre SIRH, elles s’intégreront automatiquement sur votre plateforme rzilient.

Lucca, Payfit, HiBob, ADP, Cegedim, Personio et bien d'autres SIRH se connectent à la plateforme rzilient.

Grâce à rzilient, vous pouvez préconfigurer les équipements informatiques de vos nouveaux collaborateurs et gérer leurs accès, de manière simple, rapide et centralisée depuis notre plateforme.

En quelques jours seulement, les équipements seront configurés et envoyés au collaborateur.

Lors de l’arrivée de votre nouveau collaborateur, ce dernier sera dans la situation très confortable d’allumer son ordinateur en bénéficiant d’une pré-configuration de toutes les applications dont il a besoin pour travailler. En termes de processus de sécurisation, un email de changement de son code secret est également prévu.

Plus de 50 applications du quotidien s’intègrent automatiquement dans la pré-configuration.

Vous les connaissez sûrement : Slack, Calendly, Hubspot, Qonto, monday, Notion, Loom et bien d’autres !

Autant dire que ce “petit détail” peut booster la motivation de vos nouvelles recrues et faciliter vos onboardings.

Et pourtant, votre Office Manager ou votre service RH n’auront rien eu de particulier à faire pour atteindre ce résultat, mis à part l’import à distance des outils sur l’ordinateur souhaité (une action qui prend quelques minutes) !

Vos offboardings IT automatisés

Certains de vos collaborateurs partent vers de nouveaux horizons ?

Là aussi, les offboardings demandent un processus particulier pour rester organisé, gagner du temps et de l’argent.

Même process, rentrez les informations dans votre SIRH et grâce aux automatisations, l’information remontera directement sur rzilient.

Vous avez plusieurs équipements inutiles et non réinitialisés qui dorment dans vos placards ?

Au départ de votre employé, l’ordinateur sera entièrement nettoyé à distance, sécurisé, puis réintégré à votre inventaire.

Et est ce que comme beaucoup d’entreprises, vous avez beaucoup de licences inutiles payées chaque mois ?

Au départ de vos collaborateurs, l’automatisation vous permet également d’effacer les licences inutiles. Fini l’argent perdu sur des licences inutilisées.

Votre parc informatique automatiquement sécurisé

La cybersécurité et la sécurisation des données sont aujourd’hui des incontournables.

C’est pourquoi rzilient est aussi intégrée avec de nombreux outils vous permettant de sécuriser et contrôler votre parc informatique, à distance, en fonctionnant ainsi comme un MDM : Jamf, Kandji, Miradore, Workspace One et d’autres.

Vous pouvez désormais configurer et déployer de meilleures pratiques de sécurité à votre parc informatique via de nombreuses applications connectées.

La bonne résolution de la rentrée 2023

En accompagnant nos clients jour après jour, nous nous sommes rendus compte de nombreuses réalités. C’est pourquoi il nous est paru indispensable de déployer de nombreuses automatisations pour faciliter votre expérience sur la plateforme et votre quotidien sur la gestion IT.

Pour la rentrée 2023, portez votre priorité sur les automatisations de vos process RH et notamment sur les tâches de gestion IT !

Rédigé par

Audrey Pogu

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