EBOOK : Processus d'onboarding Rzilient

02
/
11
/
2022
|
Audrey Pogu

Qu’est-ce qu’un onboarding “réussi”, et comment le mettre en place ?

Que faut-il prioriser ? Qui doit en être l’acteur principal en entreprise ? Quand et comment le préparer efficacement ?

Autant de questions à se poser avant l’arrivée d’une nouvelle personne dans l’entreprise, qui permettront de l’intégrer durablement à l’organisation. On vous aide à y voir plus clair !

Trois piliers sur lesquels faire reposer sa stratégie :

  • Dimension humaine
  • Dimension matĂ©rielle
  • Valeurs de l'entreprise

Un processus global essentiel

Un onboarding raté, ou dont l’importance est minimisée, peut être source de complications pour tous les partis impliqués : tensions avec l’onbardé·e, obligation de reprise du recrutement, mauvaise image de l’entreprise (en externe comme en interne)... L’enjeu est grand.

À l’inverse, lorsqu’il est réussi, l’onboarding est un incroyable facilitateur (des relations, des utilisations logicielles, de la compréhension process & produits...).

Découvrez la checklist Rzilient d’un onboarding réussi, avec les actions à mener en amont de l’arrivée, le jour J, et tout au long du process d’onboarding.

La préparation en amont

Administratif

  • Transfert des informations nĂ©cessaires Ă  l’embauche  (RH, comptable, OM…)
  • PrĂ©paration des contrats
  • Signature du contrat par les deux parties (peut se faire par logiciel de signature en ligne -> très utile pour du full-remote, mais aussi pour rendre plus rapide l’exĂ©cution de ces tâches chronophages)
  • Ouverture des comptes de mutuelle, complĂ©mentaire santĂ©, et prise de rendez-vous pour la visite mĂ©dicale si besoin est
  • Mail de bienvenue pour acter l’entrĂ©e du candidat dans l’organisation

DĂ©finition et anticipation des besoins logistiques

  • Environnement et poste de travail (bureau, chaise, casier...) đź’»
  • Equipement iT (ordinateur, tĂ©lĂ©phone, Ă©cran, souris, clavier, adaptateurs, câbles…) mais aussi prĂ©-configuration du matĂ©riel -> installation des sessions, apps, logiciels, licences nĂ©cessaires sur l’ordinateur
  • MobilitĂ© : vĂ©hicule de fonction, abonnement au rĂ©seaux transports en commun ou mobilitĂ© douce, place de parking ou emplacement vĂ©lo
  • Prise en compte des partenaires externes et anticiper pour tenir les dĂ©lais

-> Si les locaux sont indépendants à l’entreprise, prévenir le prestataire et prévoir badge, clé, codes etc…

-> Passer commande auprès des fournisseurs de matériel

  • Ouverture des accès mail, Drive, et toute application utilisĂ©e en interne

Communication autour de la nouvelle arrivée

  • Informer les collaborateurs du recrutement via les canaux de communication internes 📢
  • Informer la personne recrutĂ©e : dĂ©tails sur son Ă©quipement (BYOD ou pas), sur la logistique de son arrivĂ©e (heure, lieu, dress-code, programme)

Le jour J

Accueil et animation

Cette étape va dépendre du nombre d’arrivées simultanées, de la taille, de la culture et des ressources de l’entreprise. Ce sera la première occasion d’intégrer la personne dans la vie pratique et la culture de l’entreprise, et de lui donner une vision globale de l’organisation.

Attention, avec un process d’onboarding à distance (full-remote) cette étape et sa logistique seront très différentes.

Rencontre avec les managers / Ă©quipe

  • Formelles ou informelles -> jauger ce qui est le plus adaptĂ©
  • PrĂ©sentation des activitĂ©s de chaque pĂ´le, chaque personne, et des tenants et aboutissants de la collaboration avec le nouvel arrivant  
  • PrĂ©sentation de l’organigramme et du produit
  • PrĂ©sentation du “buddy”, s’il y en a un, de son rĂ´le ⚡️
  • Visite des locaux, prĂ©sentation aux employĂ©s

Attribution du matériel + vie pratique au bureau

  • Attribution de l’équipement iT, de la place de bureau, du matĂ©riel (badge, clĂ©s, place de parking etc.)
  • Informations administratives (RH, mutuelle, transport, CSE…)
  • PrĂ©sentation des process en interne + outils de travail 🔍
  • PrĂ©sentation du quartier et des habitudes de repas/sorties etc.

Ces étapes peuvent également être concentrées dans un kit d’onboarding fourni aux nouveaux entrants pour une expérience collaborateur améliorée ! 💡

Ce kit peut prendre plusieurs formes : guide, mail, vidéos, séminaire d’intégration, Académies, formation… et contenir les informations suivantes :

-> Présentation de l’organigramme et des différents métiers

-> Présentation du produit

-> Présentation de l’entreprise, son histoire, sa raison d’être, ses valeurs

Le suivi dans le temps

Cette étape va dépendre :

  • de la validation de la pĂ©riode d’essai âś… ;
  • du type de contrat ;du degrĂ© de prĂ©paration en amont de l’arrivĂ©e ;
  • des politiques remote/sur place, de la rĂ©gularitĂ© des Ă©changes ;
  • de la personne, et de sa culture passĂ©e en entreprise !

Il existe plusieurs solutions pour effectuer ce suivi auprès des collaborateur afin d’évaluer la qualité de leur onboarding, rectifier le tir si besoin, et valider les pratiques qui fonctionnent :

Entretiens réguliers

  • Entretien avec les RH : S1 / S2 / M1 puis M2, Ă  poursuivre en fonction des besoins
  • Repas avec les buddys mensuels

Faire le point avec la personne sur son ressenti depuis son arrivée, l’expérience en interne, la satisfaction, les pistes d’amélioration possibles, s’assurer que le matériel convient et qu’il ne manque rien…

Formulaire de satisfaction I Rapport d'Ă©tonnement

  • Questions ouvertes et très larges afin de ne pas orienter les rĂ©ponses
  • S’assurer du bon dĂ©roulĂ© de l’onboarding et de son efficacitĂ©
  • Obtenir des pistes d’amĂ©lioration pour les prochains ! 💪🏼

La gestion informatique nouvelle génération

Adopter la plateforme Rzilient, c’est faire le choix d’un onboarding simple, rapide et efficace !

-> Des équipements prêts à l’emploi dès l’arrivée

-> Du matériel préconfiguré avec les applications de votre choix

-> La livraison où (et quand !) vous le souhaitez 📦

-> Toutes les commandes directement depuis une plateforme unique

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