Cuando una empresa crece rápido, la IT no suele aparecer como un tema estratégico sobre el papel

En la práctica, suele ser ahí donde empiezan las fricciones: un ordenador que pedir, una sesión que preparar, un colaborador que llega sin un equipo funcional, una avería que resolver con urgencia.

Para European Sales Group, el reto era sencillo: mantener una incorporación fluida, sin convertir a los equipos internos en soporte IT.

Con rzilient, la empresa ha centralizado la preparación de los puestos de trabajo, automatizado parte del proceso a través de su herramienta de RR. HH. y ganado reactividad en el día a día.

De un vistazo

Empresa: European Sales Group
Sector: Externalización comercial B2B
Plantilla: unos 40 colaboradores
Ubicación: Barcelona y Francia
Fundación: febrero de 2024
Interlocutora: Tiphaine, Office Manager
Tema tratado: incorporación IT, soporte a usuarios, gestión del parque informático

Un crecimiento rápido, una IT que debe seguir siendo sencilla

European Sales Group acompaña a empresas B2B en su desarrollo comercial, con un enfoque que combina externalización de la prospección, Sales Ops, RevOps y formación.

Creada en 2024, la estructura crece rápido. Las incorporaciones se suceden, los equipos se estructuran y las necesidades de material se vuelven más recurrentes.

En este contexto, la gestión IT no puede depender de ajustes caso por caso.

Cada incorporación implica tareas concretas: prever el ordenador adecuado, preparar la configuración, asegurarse de que el equipo funciona, coordinar la llegada con los equipos de RR. HH. y, después, gestionar posibles incidencias una vez que el colaborador ya está en su puesto.

Para una Office Manager, son tareas indispensables, pero que consumen mucho tiempo. Y, sobre todo, no son temas en los que la empresa quiera movilizar tiempo interno innecesariamente.

«Nos libera de toda esta parte en la que claramente no somos expertos, y la delegamos en personas que sí lo son».

Tiphaine, Office Manager en European Sales Group

El reto: equipar a los nuevos colaboradores sin fricción

En European Sales Group, la cuestión no era “implantar IT” porque sí.

La necesidad era más operativa: hacer que cada nuevo colaborador llegara con un ordenador listo, sin retrasos, sin configuración manual y sin multiplicar los intercambios entre equipos.

Antes de rzilient, la incorporación IT requería tiempo de preparación. Había que anticipar las llegadas, hacer seguimiento de las solicitudes, gestionar la configuración de los equipos y estar disponible si algún problema bloqueaba a un colaborador.

Con el crecimiento, este funcionamiento se vuelve rápidamente frágil.

No porque los equipos no sepan organizarse. Sino porque la IT acaba generando una carga invisible: una hora aquí, una urgencia allá, un ordenador que sustituir, una pregunta de soporte que resolver entre dos temas de RR. HH. u office.

El objetivo estaba claro: hacer que el proceso fuera más fluido, más fiable y menos dependiente de los recursos internos.

La solución: conectar las herramientas de RR. HH. con una gestión IT centralizada

European Sales Group se apoya ahora en rzilient para gestionar sus incorporaciones, sus salidas y las solicitudes IT del día a día.

El funcionamiento es sencillo: el equipo lanza una solicitud desde su software de RR. HH. rzilient recibe la información, prepara el puesto, configura el ordenador y se asegura de que el material esté listo para la llegada del colaborador.

«Solo tenemos que hacer una solicitud a través de nuestro software de RR. HH., recibís directamente la notificación y lo preparáis todo».

Tiphaine, Office Manager en European Sales Group

Este cambio permite dejar atrás una gestión manual, a menudo dispersa entre emails, seguimientos internos y recordatorios de última hora.

Para los equipos de RR. HH. y Office, el beneficio es inmediato: menos coordinación, menos carga mental y un proceso más claro en cada incorporación.

Para el colaborador, la experiencia también es más sencilla.

«Cuando llega, tiene su ordenador, todo está listo, solo tiene que introducir su contraseña. Me parece que la experiencia de incorporación para el colaborador es mucho más agradable».

Tiphaine, Office Manager en European Sales Group

Una incorporación más rápida, sin depender de competencias IT internas

El primer impacto observado tiene que ver con el tiempo ganado.

Cada nuevo puesto llega ya preparado. El equipo ya no tiene que gestionar por su cuenta la configuración del ordenador ni comprobar todas las etapas técnicas.

«Normalmente, recibimos los ordenadores ya configurados, así que ganamos muchísimo tiempo».

Tiphaine, Office Manager en European Sales Group

Tiphaine estima que el equipo gana al menos una o dos horas en cada incorporación gracias a este funcionamiento. Este ahorro no es solo una cuestión de productividad.

Sobre todo, permite a los equipos internos mantenerse centrados en su función: acompañar a los colaboradores, estructurar las llegadas y hacer que la organización sea más fluida. No gestionar temas técnicos con urgencia.

Una experiencia colaborador casi invisible

En una buena incorporación IT, el colaborador no debería tener que hacerse preguntas.

Su ordenador funciona. Sus accesos están listos. Puede empezar.

Eso es precisamente lo que buscaba European Sales Group: una IT lo bastante fiable como para volverse discreta.

Tiphaine lo resume de forma muy sencilla: los colaboradores no se preocupan por el proceso, porque el material está ahí y funciona. A menudo, esa es la mejor señal de que la IT está funcionando correctamente.

El objetivo no es hacer visible la tecnología. Es eliminar los puntos de fricción en el momento en que el colaborador se incorpora a la empresa.

Un soporte reactivo cuando la IT se convierte en un bloqueo

El otro tema clave es la reactividad.

La IT no se limita a las llegadas. También se mide en los momentos en los que un equipo falla, un colaborador queda bloqueado o se puede perder una jornada de trabajo si nadie toma el relevo.

European Sales Group vivió recientemente una situación de este tipo: un colaborador señaló un problema con su ordenador por la mañana. Tiphaine contactó directamente con el equipo de rzilient. A primera hora de la tarde, ya había disponible un nuevo ordenador funcional.

«Contacté enseguida con Thibault, que fue súper reactivo, y a primera hora de la tarde ya teníamos un nuevo ordenador que funcionaba».

Tiphaine, Office Manager en European Sales Group

En un equipo pequeño, este tipo de reactividad cambia muchas cosas.

Una incidencia de hardware no se convierte en un problema interno. Se asume, se trata y se sustituye. El colaborador puede retomar su actividad rápidamente.

Lo que European Sales Group ha ganado con rzilient

Una incorporación IT más fluida

Los puestos de trabajo se preparan con antelación, se configuran y están listos para usar desde la llegada del colaborador.

Un ahorro de tiempo para los equipos internos

European Sales Group estima que gana entre una y dos horas en cada incorporación, al evitar las tareas de preparación manual.

Una delegación clara de los temas IT

Los equipos de RR. HH. y Office ya no cargan solos con temas técnicos en los que no son expertos.

Un soporte más reactivo

En caso de incidencia de hardware, rzilient puede tomar el relevo rápidamente y evitar que un colaborador se quede bloqueado.

Una mejor experiencia colaborador

El colaborador llega con un puesto operativo, sin fricción técnica innecesaria.

Una IT más sencilla de pilotar en el día a día

Para European Sales Group, rzilient no es solo un proveedor que prepara ordenadores.

Es un punto de apoyo operativo para mantener una gestión IT sencilla, incluso cuando los equipos crecen.

La colaboración es regular, especialmente en las llegadas, las salidas y las solicitudes IT del día a día.

«La colaboración con rzilient es muy fluida. Estamos en contacto prácticamente a diario, sobre todo para las llegadas, las incorporaciones, las salidas y todos los problemas IT».

Tiphaine, Office Manager en European Sales Group

Esta fluidez permite a European Sales Group mantener una organización ligera, sin internalizar una experiencia IT completa ni ralentizar los procesos de RR. HH.

La ambición: mantener una IT fluida durante el crecimiento

European Sales Group todavía está al principio de su desarrollo.

En esta etapa, el reto no es solo resolver los problemas actuales. También se trata de establecer los buenos reflejos para el futuro: centralizar las solicitudes, hacer más fiables las incorporaciones, aclarar las responsabilidades y ofrecer a los colaboradores un punto de entrada sencillo en caso de problema IT.

Esta lógica permite a la empresa crecer sin acumular procesos informales.

Una IT bien gestionada no siempre se ve.

Pero evita muchas fricciones.

Acerca de European Sales Group

European Sales Group es un acelerador comercial B2B fundado en 2024 en Barcelona. La empresa acompaña a sus clientes en su desarrollo comercial en Europa gracias a un enfoque integrado: externalización de la prospección, Sales Ops, RevOps y formación comercial.

Miembro de European Digital Group, European Sales Group cuenta con unos 30 colaboradores entre Barcelona y Francia.

¿Y si vuestra incorporación IT fuera más fluida?

Con rzilient, las empresas en crecimiento pueden centralizar la gestión de su parque informático, automatizar sus incorporaciones IT y delegar las tareas técnicas en un equipo dedicado.

Resultado: menos coordinación manual, más reactividad y una mejor experiencia colaborador desde el primer día.