Comparativa Google Workspace vs Microsoft 365: ¿qué entorno elegir?
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El duelo fratricida entre Google Workspace y Microsoft 365 nos recuerda un poco a los años 90, cuando el Mac de Apple competía con el PC de Microsoft a golpe de campañas publicitarias. 😃
Por aquel entonces, Mac se presentaba como la solución “cool” frente al PC, que parecía viejo y pasado de moda.
Hoy, la herramienta que ocupa el papel del Mac es Google Workspace (antes Google Suite): una solución cool, intuitiva y bien diseñada. Y enfrente, el gigante, sería Microsoft
Pero el entorno colaborativo de Microsoft tiene, en realidad, muchas ventajas y sigue convenciendo especialmente a las grandes empresas.
Entonces, ¿cuál elegir? Para ayudarte a tomar una decisión basada en criterios sólidos y orientados al rendimiento, aquí tienes nuestra comparativa.
Google Workspace seduce a pequeñas empresas y startups
Nos acompaña en este ejercicio Timothée Jaumel, IT Manager en rzilient, que trabajó anteriormente, entre otras empresas, para la scaleup Swile.
Para Timothée, la situación está clara:
«El 90 % de las startups y scaleups utilizan el entorno Google. Simplemente porque es más fácil de configurar al inicio. En una empresa anterior en la que trabajé, hasta llegar al centenar de empleados estábamos con Google y funcionaba muy bien».
De hecho, vemos a menudo que clientes de rzilient crecen hasta cierto punto con Google Workspace y después nos solicitan licencias Microsoft para continuar su crecimiento.
Parece un patrón difícil de evitar, casi determinista. 😯
Después, la transición de Google Workspace a Microsoft 365 se realiza normalmente… o no. Algunas empresas permanecen durante un tiempo en una mezcla de entornos que no siempre resulta ideal.
Veamos las ventajas e inconvenientes de cada una de estas soluciones.
Microsoft 365 gana globalmente en funcionalidades
A veces, algunos departamentos de nuestras empresas clientes necesitan realmente Microsoft 365.
Podemos citar dos ejemplos:
- contabilidad y dirección financiera;
- el departamento comercial, en el caso de licitaciones complejas.
Estos equipos recurren a las funcionalidades avanzadas de Excel y no pueden permitirse perder fórmulas o datos. Google Sheets no es tan potente ni tan avanzado como Excel, sencillamente.
La gestion des données et des fichiers
Citons aussi Sharepoint, qui est plus simple d’utilisation que Google Drive, au niveau des droits de sécurité notamment.
Dans Google Drive, certaines fonctionnalités n’existent tout simplement pas, à l’heure où nous écrivons ces lignes, telle que le partage des dossiers à des personnes externes, ce qui complique beaucoup les choses. 😔
Dans Sharepoint, on peut paramétrer facilement les droits d’accès sur l’ensemble de l’arborescence des fichiers et répertoires, de manière fine : telle personne a accès à tel répertoire et telle autre n’y a pas accès.
La gestión de datos y archivos
También podemos citar SharePoint, que resulta más sencillo de utilizar que Google Drive, especialmente en lo relativo a los permisos de seguridad.
En Google Drive, algunas funcionalidades simplemente no existen en el momento en que escribimos estas líneas, como compartir carpetas con personas externas, lo que complica mucho las cosas. 😔
En SharePoint, se pueden configurar fácilmente los derechos de acceso sobre toda la estructura de archivos y carpetas, de forma precisa: una persona tiene acceso a una carpeta concreta y otra no.
La gestión del correo electrónico
En lo que respecta al correo electrónico, Microsoft va más lejos en algunas funcionalidades, como los recordatorios de emails en Outlook, que son más potentes.
Microsoft también permite transmitir fácilmente a los managers el historial de los buzones de correo a través de la interfaz de administración. En Google, hay que cambiar la contraseña del buzón y entrar directamente en la cuenta para realizar la modificación, lo que para Timothée es “muy pesado y hace perder mucho tiempo”.
En cambio, parece importante elegir una de estas herramientas u otra, porque en el caso del correo electrónico, mezclar entornos no es gestionable. Para las listas de distribución, por ejemplo, es imprescindible elegir una única herramienta.
Del mismo modo que se puede dejar a los usuarios elegir entre Google Sheets y Excel, eso no es viable para los emails.
Nota: la aplicación Slack ha reducido la diferencia entre Google y Microsoft para las startups.
Pero, al final, las cosas no son tan sencillas. Digámoslo claramente: para muchas personas, el email hoy es Gmail, es decir, Google Workspace. Y al combinar Gmail con una aplicación independiente como Slack, se obtiene un nivel de colaboración muy alto.
Por lo tanto, conviene tener en cuenta el perfil de los empleados que quieres contratar en tu equipo, así como los objetivos a largo plazo de tu empresa. ¿Tus equipos vienen principalmente de grandes empresas —donde estarán acostumbrados a Microsoft— o más bien de startups —donde estarán familiarizados con Google—? Este criterio puede ayudarte a tomar una decisión eficaz.
Algunas versiones de Office 365 incluyen Skype, pero eso no basta para alcanzar el nivel de colaboración que permite la suite de herramientas de Google. Además, Skype prácticamente ya no se utiliza en las empresas.
Aun así, en términos generales, Google es menos potente en la gestión del correo, ha entendido claramente sus limitaciones y está desarrollando una estrategia de evolución rápida para intentar ampliar la distancia con Microsoft.
¿Microsoft Teams o Google Meet?
Teams es la herramienta más completa. Permite hacer más cosas, pero también cuesta más.
Y gestionarlo todo con Google Meet es complicado. Por eso, si el presupuesto no es una limitación, nuestra elección se inclinaría más bien por Teams.
Sin embargo, Slack permite seguir utilizando Google Meet para complementar sus funcionalidades, especialmente con los canales de comunicación, y así independizarse de Teams.
El posible problema: esto implica costes repartidos entre varias herramientas.
La creación de documentos
Para equipos que no necesitan necesariamente las funcionalidades más avanzadas en su editor de texto —Google Docs o Microsoft Word—, su hoja de cálculo —Google Sheets o Excel— o su herramienta de presentaciones —Google Slides o PowerPoint—, Google es claramente el ganador.
Con su capacidad de colaboración en tiempo real, Google Workspace gana puntos frente a Microsoft. Ahí es donde Google se diferencia de verdad.
En cambio, para empresas que manejan volúmenes de datos más grandes o que necesitan trabajar con fórmulas de Excel o macros avanzadas, Microsoft Excel sale vencedor.
Excel es mucho más potente que Google Sheets y ofrece una profundidad de funcionalidades enorme.
Otros criterios a tener en cuenta para elegir entre Workspace y Microsoft 365
Veamos ahora otros criterios importantes que conviene tener en cuenta para decidir entre Microsoft 365 y Google Workspace.
El entorno de desarrollo técnico
Con Google Cloud Platform —GCP— se pueden hacer muchas cosas. El problema es que, a largo plazo, puede que sea necesario pasar a Microsoft para ganar en rendimiento.
El riesgo entonces es ir retrasando la migración, lo que la vuelve cada vez más difícil con el paso del tiempo.
Esta migración hacia el entorno Microsoft requiere tiempo y competencias técnicas avanzadas, por lo tanto, inversión económica. Y puede acabar siendo complicada de financiar y realizar.
La ergonomía: el terreno natural de Google
En cuanto a la ergonomía, para nuestro experto Timothée es evidente que la gente suele preferir Google.
Las herramientas de Google Workspace también se utilizan mayoritariamente en la vida personal —pensemos en Gmail—, lo que facilita la adopción de este entorno.
Ninguna diferencia para la gestión de Macs y PCs
Para nuestro experto, da igual que tu empresa prefiera Mac o PC: eso no tendrá impacto en la elección entre Google Workspace y Microsoft 365.
Por ejemplo, el paquete Microsoft Office funciona muy bien en Mac.
¿Cloud u offline?
Google Workspace no funciona —o no funciona bien— si tu ordenador no está conectado a Internet. Es posible trabajar offline y sincronizar los datos una vez recuperada la conexión, pero no es lo ideal.
En cambio, las aplicaciones de Microsoft funcionan sin problema en un PC sin conexión, lo que permite trabajar durante horas en el tren o en una casa de campo con mala conexión, en teletrabajo.
Aquí todo depende, por lo tanto, de los hábitos de trabajo de tus equipos.
La tarificación
Google y Microsoft utilizan ambos un sistema de precios basado en el número de usuarios.
Google propone 3 niveles:
- Basic;
- Business;
- Enterprise.
El sistema es claro y fácil de entender.
En el caso de Microsoft, la tarificación es mucho más compleja y dificulta las comparaciones.
Conviene saber que, en la mayoría de los casos, para microempresas, pymes y startups, Google es más barato que Microsoft.
En cambio, la situación suele ser más favorable a Microsoft en términos de pricing para grandes cuentas.
Para nuestro IT Manager Timothée:
«Depende de las funcionalidades, pero Google suele ser más asequible, porque, por ejemplo, el paquete Office se encarece rápidamente. También se debe a que Microsoft es un software instalado en local, mientras que Google es 100 % web. Este criterio de tarificación explica por qué las pymes y las startups suelen empezar con Google».
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Conclusión: ¿Google Workspace o Microsoft 365?
Si tuviéramos que ayudarte a decidir con un único criterio, este sería el consejo de rzilient: si tu empresa todavía no cuenta con un departamento dedicado a la IT, elige el entorno Google Workspace.
Pero en cuanto alcances entre 50 y 100 empleados y contrates un equipo IT competente, el entorno Microsoft 365 sigue siendo, hoy en día, la mejor solución.
Piensa también en tu voluntad de obtener certificaciones exigentes, o incluso de sacar tu empresa a bolsa. Tener tu sistema de información en Microsoft representa una fuente importante de credibilidad para tu IT.
Google todavía va por detrás en algunos puntos, especialmente en seguridad.
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