Comment automatiser l’onboarding sans sacrifier l’humain ?

Avec 1 personne sur 5 qui ne se présente pas à son premier jour de travail, il est évident que l'onboarding est vital pour accueillir et fidéliser les talents au sein des entreprises.

C’est pourquoi nous avons organisé un webinaire où nous avons exploré des stratégies pour automatiser ce processus tout en maintenant l’aspect humain.

Les intervenants étaient :

Quentin de Lambert (CEO de rzilient)  

Alexandre FATIMI (HrOps Manager chez Lucca)

Adrien P. (Sales Manager chez Workelo )

‍

Pour celles et ceux qui n’ont pas pu nous rejoindre, nous vous proposons un résumé des points abordés.

L’importance de l'onboarding

L'onboarding est bien plus qu'une simple formalité administrative, il s'agit d'une étape clé pour intégrer efficacement les nouveaux arrivants, afin qu'ils aient une bonne première impression de l’entreprise.

Nous vous conseillons de mettre en place des actions de préboarding afin de réduire les risques de no-show le premier jour. Par exemple, vous pourriez, en amont, communiquer des informations sur votre entreprise et prendre des nouvelles de la recrue.

90 % des collaborateurs ne sont pas satisfaits de leur expérience d’onboarding.

De plus, un onboarding réussi augmente significativement l’engagement des nouvelles recrues et diminue le risque de démission prématurée.

Automatisation et gestion humaine

Malgré ce que l’on pourrait penser, l'automatisation de l'onboarding ne signifie pas une déshumanisation. Au contraire, elle libère du temps pour les RH et les managers, leur permettant de se concentrer sur l'accueil et l'intégration humaine des nouveaux employés.

“Automatiser l’onboarding permet d’avoir des données sans besoin de les ressaisir, ce qui réduit le nombre d’erreurs qui peuvent coûter cher en temps et en argent” - Adrien Poinas

Chez rzilient, nous anticipons l’onboarding 15 jours à l’avance avec une commande et une configuration de l’équipement IT, afin de nous concentrer uniquement sur l’humain lors de son premier jour.

De plus avec l’intégration de rzilient au SIRH Lucca, les tâches informatiques associées aux arrivées et départs sont réalisées de manière autonome par rzilient. Ainsi, vous gagnez du temps et limitez vos risques d’erreurs en saisissant les données RH et boostez la communication IT x RH.

Découvrir comment mettre en place cette intégration dans votre entreprise

Impliquer les parties prenantes

Un aspect essentiel d'un onboarding efficace est l'implication de toutes les parties prenantes, incluant les RH, l'OM, le manager, les IT, les finances, et même les "buddies" ou collègues mentors.

“Avoir des tâches automatiques pour guider le manager sur comment préparer son onboarding, permet de décharger sa charge mentale pour qu’il se concentre sur son nouvel arrivant” - Alexandre Fatimi

Voici nos conseils pour impliquer toutes les parties prenantes :

• Coordonner les parties prenantes avec des systèmes de tâches de rappel automatisées.
• S’assurer que les managers ont une vision des tâches qu’ils doivent effectuer.
• Donner accès aux informations sur mobile afin de ne pas surcharger les managers.

Adaptez vos processus d’onboarding

Expérience Humaine au Cœur de l'Onboarding

Alexandre Fatimi a illustré l'approche de Lucca, où une demi-journée d'accueil, des rencontres avec les autres équipes, et des welcome kits personnalisés sont intégrés dans le processus d'onboarding.

Nous vous recommandons d’avoir une expérience la plus rassurante possible afin de créer du lien avec des petites attentions. Par exemple, chez rzilient, nous envoyons une documentation “Playbook onboarding”, nous programmons une rencontre avec une personne clé / équipe et des cofondateurs ainsi qu'une participation à des rendez-vous client et prospects.

Conclusion

En conclusion, l'automatisation de l'onboarding, lorsqu'elle est bien exécutée, permet non seulement de gagner du temps mais aussi d'améliorer l'expérience des nouvelles recrues et des équipes RH. Elle rend possible un accueil plus chaleureux et personnalisé ce qui est essentiel pour une intégration réussie.

Découvrez comment optimiser l'onboarding dans votre entreprise en visionnant le replay de notre webinar.

‍