Reduce los costes de sus licencias SaaS en un 30% con estas sencillas estrategias
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Has leído bien: un 30 % !
Reducir cerca de un tercio de los gastos recurrentes en herramientas y aplicaciones puede tener un impacto significativo en tu presupuesto IT.
Hoy en día, las suscripciones de software (SaaS) representan una parte importante del gasto tecnológico de las empresas.
Al analizar y automatizar la gestión de tus suscripciones, puedes generar ahorros relevantes al mismo tiempo que mejoras la productividad de tus equipos.
¿Quieres descubrir cómo optimizar tus costes SaaS? Sigue la guía.
El contenido que sigue ha sido desarrollado por nuestros equipos con el apoyo de Corma, la plataforma SaaS para la gestión y el acceso de licencias.
rzilient x Corma: un paquete 2 en 1 para cubrir todas tus necesidades de TI
rzilient, plataforma de gestión de activos IT, y Corma, plataforma de gestión de accesos y licencias, se integran para ofrecer una experiencia simple y fluida. La combinación de ambas tecnologías te permite mantener el control sobre tus equipos y tu software de forma sencilla.
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Software SaaS: ¿un imprescindible que se ha vuelto incontrolable?
Hoy en día, la mayoría de las empresas utilizan software SaaS. Esta adopción es clave para la productividad, pero también representa una parte significativa del gasto IT.
¿Sabías que el gasto en SaaS ha aumentado un 450 % desde 2015 (Finances Online)?
Y que, por otro lado, una empresa desperdicia 8.700 dólares al año y por empleado en software SaaS (Vértice).
El auge de las suscripciones SaaS
El software SaaS ocupa actualmente un lugar central en las empresas.Cerca del 70 % de las organizaciones utilizan entre 10 y 99 aplicaciones SaaS a diario (Blissfully), lo que demuestra la creciente dependencia de estas herramientas como la necesidad de contar con una estrategia de gestión eficaz.
Sin una supervisión regular, las licencias duplicadas o no utilizadas pueden representar hasta el 30% del gasto en SaaS (Spendesk).
Suscripciones no supervisadas: un coste oculto
Según un estudio, más del 40% de las licencias de SaaS están infrautilizadas o no se utilizan (Blissfully). Estas “licencias fantasma” suponen miles de euros desperdiciados cada año.
Al centralizar y optimizar la gestión de tus licencias, puedes reducir tus costes entre un 15 % y un 30 %.
Claves para una gestión eficiente y económica de tus suscripciones de software
¿Cuál es el primer paso para dejar de cenar? Clasificación ! Estas son algunas formas de identificar las suscripciones superfluas y maximizar el uso de cada licencia.
1. Identificar todo el software SaaS utilizado
Una empresa utiliza de media alrededor de 130 aplicaciones SaaS (Vendr). Por tanto, el primer paso para optimizar tus costes consiste en identificar todas las herramientas y aplicaciones en las que existe una cuenta activa.
2. Analizar el uso de cada herramienta
Una vez identificadas todas las aplicaciones, es fundamental analizar cuántas licencias están realmente en uso por parte de tus equipos.
En este punto surge la pregunta: ¿cómo saber si las suscripciones que pagas se utilizan realmente?
La respuesta: Corma.
Corma ofrece una visibilidad y transparencia completas sobre el uso del software dentro de la empresa.
¿Cómo funciona?
Corma conecta distintas fuentes de datos, como el Single Sign-On (SSO) o integraciones directas con las aplicaciones.
Además, mediante una extensión de navegador, es capaz de detectar el uso real de herramientas profesionales.
El uso se detecta en tiempo real y se refleja inmediatamente en el panel de control.
No obstante, dado que no todas las herramientas se utilizan a diario, es normal que los datos se consoliden progresivamente a lo largo de días o semanas.
3. Detectar y eliminar duplicidades
Como hemos visto, una empresa media utiliza más de 130 aplicaciones SaaS, muchas de ellas con funcionalidades similares.
La clave consiste en identificar solapamientos y eliminar duplicidades.
- Paso 1: Agrupar las aplicaciones por categorías (colaboración, CRM, gestión de proyectos, etc.)
- Paso 2: Seleccionar una única herramienta por categoría en función de las necesidades y eliminar el resto
4. Consolidar y negociar suscripciones
Los proveedores de software suelen estar abiertos a la negociación, especialmente cuando se agrupan licencias.
Por ejemplo, la consolidación de suscripciones puede permitir obtener descuentos de entre el 10 % y el 20 %.
Este es precisamente uno de los beneficios del partnership entre rzilient y Corma: trabajar conjuntamente para ofrecer las mejores condiciones posibles.
Además, agrupar tus suscripciones aumenta tu capacidad de negociación.
El 26 % de las empresas que centralizan sus compras SaaS consiguen mejores condiciones con sus proveedores (Flexera).
Automatización para una gestión de software sin esfuerzo
Ahora que hemos simplificado sus licencias, es el momento de implementar automatizaciones para administrar sus suscripciones de manera eficiente y sostenible.
Automatización 1: seguimiento continuo del gasto SaaS
Permite recibir alertas cuando:
- una suscripción aumenta de precio
- se acerca una renovación automática
Estas alertas pueden ayudarte a ahorrar hasta un 15 % del presupuesto SaaS al evitar incrementos no detectados.
Automatización 2: revocación automática de licencias no utilizadas
Las “licencias fantasma” (empleados que han abandonado la empresa) pueden representar hasta el 40 % del gasto SaaS innecesario.
Gracias a una automatización adecuada, es posible revocar automáticamente los accesos.
Desde rzilient, esta automatizacion se configura sin esfuerzo mediante reglas de activación y desactivación de cuentas y licencias en tus aplicaciones SaaS, optimizas el uso y reduces costes.
Para más información, Reserve una demostración de 30 minutos —>
Automatización 3: informes y alertas
Los informes y alertas permiten supervisar el gasto sin esfuerzo.
Por ejemplo, un informe mensual puede identificar herramientas infrautilizadas, permitiendo reducir o cancelar licencias antes del siguiente ciclo de facturación.
Ejemplos concretos de empresas que han reducido sus costes
Vemos dos ejemplos de empresas que han tenido éxito en Reduzca sus costos de software tras la adopción de la gestión automatizada.
Caso práctico: reducción del 30% del gasto SaaS en un año
Una empresa de 500 empleados logró reducir sus costes SaaS en un 30 % mediante la optimización de sus suscripciones y la automatización de su gestión.
Tras eliminar herramientas no utilizadas, reducir duplicidades y consolidar contratos, consiguió ahorrar cerca de 50.000 € en un año.
Ejemplo: impacto de la gestión automatizada de licencias
Una pyme implementó un sistema de revocación automática de licencias para empleados que abandonaban la empresa.
Resultado: ahorro del 12 % del presupuesto SaaS al evitar pagar por licencias innecesarias.
¿Puede reducir los costes de tus licencias SaaS?
- Realizar una auditoría completa: número de aplicaciones, duplicidades, uso real de licencias
- Implementar automatizaciones de gestión: desactivación automática cuando un empleado abandona la empresa
- Sensibilizar a equipos y managers sobre el uso real de herramientas
- Negociar contratos y consolidar suscripciones
- Realizar un seguimiento continuo del gasto
Conclusión: Ahorra dinero mediante una gestión de software optimizada
Una gestión eficaz de las suscripciones SaaS permite generar ahorros significativos y liberar recursos para proyectos estratégicos.
La combinación de centralización y automatización garantiza un mejor control de los costes y la eliminación de gastos innecesarios.
¿Listo para optimizar tu gasto?
Empieza auditando tus suscripciones e implementando herramientas de gestión automatizada.
Una gestión optimizada del software es la base de un control financiero sostenible a largo plazo.
