La guía de inventario de activos informáticos
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Administrar un parque informático significa hacer malabares con docenas (o incluso cientos) de equipos, software y datos.
Por eso, a veces es complicado mantener una visión clara y precisa de todos los activos, y especialmente a quién se atribuyen.
Si la lista de equipos y software utilizados internamente no se mantiene actualizada durante unos días, semanas o meses, los problemas se acumulan: dispositivos perdidos o no utilizados, licencias fantasmas, brechas de seguridad... Y volver a una situación de control requiere mucho tiempo y esfuerzo.
Ahí es donde entra en juego El inventario de equipos informáticos. Sin embargo, este ejercicio, que a menudo se pasa por alto, es una verdadera ventaja para optimizar la gestión de los activos de TI.
Por motivos de seguridad, pero también por motivos de productividad y presupuesto, es fundamental mantener un inventario actualizado de los equipos informáticos. Y al contrario de lo que podría pensarse, el Equipos de TI no son los únicos que ven los beneficios del inventario centralizado. Es un tema común que puede repercutir en todos los equipos. Algunos ejemplos:
- Les equipos de finanzas puede rastrear fácilmente los gastos de hardware y software
- Les Equipos de RRHH y Recursos Humanos puede automatizar la preparación de una estación de trabajo durante la incorporación y facilitar la recuperación del equipo durante la desincorporación
- Les gerentes pueden tener una visión clara del software utilizado y las licencias concedidas a sus equipos
- Y, por último, el empleados Por su parte, ganan en productividad gracias a procesos informáticos fluidos que son compartidos por todos.
Entonces, ¿cómo llevar a cabo un inventario de su equipo informático de manera eficaz? ¿Cuáles son los errores que se deben evitar? Y, sobre todo, ¿cómo sacarle el máximo partido? En esta guía completa, explicamos todo lo que necesita para inventariar correctamente su equipo informático.
¿Qué es un inventario de activos informáticos?
Uno inventario de equipos informáticos, es un mapa detallado de todos los activos de TI de una empresa. Esto incluye:
- Equipamiento físico : ordenadores, servidores, impresoras, teléfonos inteligentes, tabletas.
- El software : aplicaciones instaladas, licencias asociadas y fechas de validez.
- Información de uso : ubicación, estado del dispositivo, usuarios asociados.
La idea no es solo crear una lista estática. El inventario le permite realizar un seguimiento de sus activos en tiempo real, anticipar las necesidades de mantenimiento y garantizar que su infraestructura de TI esté alineada con las necesidades empresariales.
Un buen inventario también es una estrategia para ganar visibilidad, reducir los costos y mejorar la productividad de sus equipos.
¿Por qué hacer un inventario de su equipo informático?
¿Todavía te preguntas por qué invertir tiempo en este ejercicio? Estas son varias razones convincentes.
Gestione sus existencias
Sin una supervisión precisa, los equipos no utilizados u olvidados se acumulan en sus armarios, lo que pierde rendimiento y valor. Ver estos dispositivos inactivos te permite reasignarlos a otro empleado, sin tener que comprar otro.
Sin embargo, un inventario también permite:
• Identifique las tareas duplicadas (por ejemplo, un empleado que tiene dos pantallas asignadas)
• Optimizar la asignación de dispositivos entre los equipos (por ejemplo, un desarrollador utiliza un equipo menos eficiente que uno financiero)
Controle sus costos
Un parque informático mal gestionado es con frecuencia un despilfarro financiero. Entre licencias de software olvidadas, dispositivos infrautilizados y reparaciones inesperadas, los gastos se disparan rápidamente.
Con un inventario riguroso, usted identifica:
• El equipo se reasignará en lugar de reemplazarse.
• Software y/o licencias que ya no se utilizan, pero que aún se facturan.
A largo plazo, esto le permite reorientar su presupuesto hacia prioridades estratégicas.
Realice una incorporación y una baja controladas
Cuando un empleado llega o sale de la empresa, un inventario preciso simplifica la administración de los dispositivos y el software.
• ELIncorporación de un nuevo empleado se acelera: recibe inmediatamente el equipo adaptado a su puesto.
• ELDesembarque garantiza la seguridad de los datos: los dispositivos se recuperan y restablecen.
Refuerce la ciberseguridad de su empresa
Un inventario actualizado permite identificar rápidamente:
• Dispositivos desprotegidos: falta de antivirus, falta de actualizaciones
• Software que no cumple con las normas de seguridad
Esta vigilancia refuerza la protección de su red contra los ciberataques, una prioridad absoluta en un contexto en el que las amenazas aumentan cada año. Una vez en línea, puede consultar nuestra guía sobre seguridad cibernética.
Mantenga su flota de TI actualizada
Un inventario también es una hoja de ruta para su equipo. Ya sabes:
• Cuándo esperar actualizaciones de software.
• Qué dispositivos deben reemplazarse o repararse.
Por ejemplo: una computadora cuya garantía vence pronto puede reemplazarse o ampliarse, lo que evita costosas interrupciones del servicio.
¿Cómo llevar a cabo el inventario de tu ordenador?
Un inventario exitoso no se puede improvisar. Estos son los pasos clave para organizar y llevar a cabo esta misión.
Prepara el inventario
Elige los objetivos de tu inventario
Definir tus objetivos con antelación te ayudará a estructurar tu enfoque. Hágase estas preguntas:
• ¿Qué desea saber sobre su equipo informático?
• ¿Quiere optimizar los costos, mejorar la seguridad o prepararse para una auditoría?
Sus respuestas determinarán qué información recopilar y qué herramientas utilizar.
Elija el método y las herramientas utilizadas
¿Por qué usar un software de inventario?
Uno Herramienta de inventario de activos de TI como el de Rzilient te hará ganar mucho (¡mucho, mucho!) de tiempo. Permite:
- Recopilación automática de datos
- Centralización de la información en un panel
- Monitorización de los cambios en tiempo real
¿Y el inventario manual?
El inventario manual puede ser apropiado para una pequeña empresa, pero sigue consumiendo mucho tiempo y es menos preciso.
Asesoramiento: Si administra más de 50 dispositivos, es esencial contar con una herramienta automatizada.
Planifique los pasos del inventario
Para evitar el caos, estructura tu enfoque:
- Divida su flota en categorías (hardware, software, licencias).
- Asignar tareas específicas a sus equipos de TI o confíe estas tareas a los expertos de Rzilient.
- Establezca plazos claros para cada etapa.
Conecta tu HRIS
El primer paso para un inventario exitoso es conectar su sistema de información de recursos humanos (SIRH) a su herramienta de administración de activos informáticos. ¿Por qué? Porque sus empleados son los usuarios finales de sus equipos.
Cuando su HRIS está integrado, puede:
- Realice un seguimiento sencillo de la asignación de equipos : ¿quién usa qué y desde cuándo?
- Centralice los datos sobre los movimientos de RRHH: incorporación, movilidad interna, salidas, etc.
- Automatizar las actualizaciones del inventario cuando los usuarios cambian.
Cuando se agrega un empleado al HRIS, su perfil se sincroniza automáticamente con Rzilient. Usted sabe inmediatamente qué equipo debe asignarle y, en caso de salida, está seguro de recuperar todo el equipo.
Es bueno saberlo : Una integración fluida entre su HRIS y su herramienta de TI también simplifica los procesos de Incorporación Y deDesembarque, esencial para evitar pérdidas de equipos o datos.
Haga un inventario de sus equipos gracias a MDM
El hardware de la computadora (computadoras, teléfonos inteligentes, impresoras, tabletas, etc.) es la base de su equipo informático. Para mantener un control total sobre estos dispositivos, Administración de dispositivos móviles (MDM) es una herramienta indispensable.
¿Qué es MDM?
Uno Artículo completo sobre la administración de dispositivos móviles ya está en línea si quieres más información.
En resumen, MDM es una solución que le permite administrar, rastrear y proteger sus dispositivos de forma remota.
¿Cómo creo un inventario a partir de un MDM?
- Elija el MDM que mejor se adapte a sus necesidades (descubre nuestra guía aquí)
- Lance una campaña de implementación a nivel empresarial con nuestros equipos
- Conecta tu MDM a la plataforma Rzilient (o deja que nuestros equipos lo hagan)
- ¡Eso es todo! A continuación, aparecerá un inventario completo de su flota de equipos informáticos en el área de su flota.
¿Cómo usas MDM para mantener tu inventario actualizado?
- Sincronice su equipo con MDM tan pronto como se compren o alquilen.
- Recopile automáticamente la información clave: modelo, número de serie, estado de la batería y versión del software.
- Asigne el equipo a un empleado cuando lo ponga en uso o póngalo en stock tan pronto como deje de usarse
Es bueno saberlo: La herramienta de inventario de TI de Raciente incluye funciones avanzadas de MDM que le permiten combinar simplicidad y eficiencia en la administración de sus activos.
Enumere su software y sus licencias
El software es una parte importante de sus activos de TI. Sin embargo, con frecuencia no se supervisan correctamente, lo que genera gastos innecesarios o riesgos de incumplimiento.
¿Cómo hacer un inventario de su software?
Para hacer una lista completa de todo el software utilizado por sus equipos (automatización de oficinas, herramientas empresariales, aplicaciones en la nube, etc.) rzilient trabaja con socios de confianza para auditar y detectar automáticamente todo el software y las licencias activas.
Estos tres pasos (conexión al HRIS, administración mediante MDM y directorio de software) son esenciales para un inventario completo y optimizado. Gracias a ellos, usted gana visibilidad, reduce sus costos y mejora la seguridad general de sus equipos de TI.
Rzilient lo acompaña en la realización de su inventario de equipos informáticos
¿Estás perdido? ¡No se asuste! En Rzilient, simplificamos la administración de sus equipos informáticos con herramientas intuitivas y eficientes.
Con Rzilient puedes:
• Identifique y supervise sus activos en tiempo real.
• Automatice las alertas de mantenimiento.
• Identifique los equipos obsoletos para optimizar sus costos.
¿Está preparado para ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia? ¡Póngase en contacto con nosotros hoy mismo!
