7 mejores prácticas para administrar oficinas flexibles y remotas como gerente de oficina

Es posible que haya visto esta noticia de Rzilient en LinkedIn : nuestro equipo tuvo el placer de participe en la Cumbre profesional de gerentes de oficina, para su 7ª edición! 🎉

¡Tantos encuentros geniales, intercambios agradables y ricos! Esta participación también fue una oportunidad para que descubriéramos nuevas prácticas, útiles para la organización diaria de un gerente de oficina. Y eso no es todo: ¡organizamos un taller sobre el tema de la optimización de la experiencia de los empleados! 👏

¡Tres de los mejores ponentes de Office Manager!

Aprovechamos la oportunidad para dar las gracias nuestros tres ponentes durante este taller, gerentes de oficina excepcionales :

• Laura Floury de Jugar y jugar ;
• Myriam Berthieu de Mundodia ;
• y Clémence Vaucel del France Digitale.

¡Jugaron el juego de manera brillante, compartieron su experiencia e involucraron a los participantes del taller en excelentes interacciones!

Laura, Myriam y Clémence trabajan para empresas con contextos muy diferentes.

Playplay es un software de creación de vídeo sencillo e intuitivo, ¡que permite a los equipos de comunicación, gerentes de recursos humanos y oficinas crear contenido impactante! 📹 La empresa, con 230 empleados, está presente en Francia, Estados Unidos y Alemania. 40 de sus empleados en Francia trabajan de forma totalmente remota. Playplay ha adoptado una política de trabajo remoto supervisado: los empleados que no trabajen a distancia deben trabajar al menos 2 días a la semana en la oficina.

Del lado de Worldia, un operador turístico conectado de nueva generación, Clémence nos explica que la organización es híbrida y supervisada. Los equipos técnicos, por ejemplo, trabajan completamente a distancia. ✈️

Chez France Digitale (la mayor comunidad de startups e inversores de Francia), Clémence nos dice que se permite un máximo de 3 días de trabajo remoto por semana. Dada la actividad específica de France Digitale, que organiza eventos a gran escala, existe una regla complementaria: ¡todo el equipo debe trabajar de manera 100% presencial 2 semanas antes de cada evento importante! 💻

Nuestros tres ponentes compartieron sus Experiencias de gerente de oficina a diario y las mejores prácticas a adoptar en este negocio. Laura y Myriam también dieron su opinión sobre el uso de Plataforma sólida para gestionar sus equipos informáticos. rzilient les ayuda enormemente a gestionar su organización de forma remota y flexible, ¡y les ahorra mucho tiempo!

Aprovechamos la oportunidad para recordarles dos figuras clave que destacan la importancia del teletrabajo hoy en día en Francia:

• El 47% de las empresas utilizan el teletrabajo;
• y El 60% de los empleados prefieren el trabajo remoto.

¡Una mirada retrospectiva a las 7 mejores prácticas presentadas durante el taller!

Buena práctica n° 1: elige bien tu organización de trabajo

El primer paso para mejorar la experiencia de los empleados en su empresa: elige la forma de organización más adecuada. 💼

En la actualidad existen 4 formas principales de organizar el trabajo:

• 100% oficina;
• 100% remoto;
• flexibilidad supervisada (número de días de teletrabajo impuestos);
• free flex (¡cada uno hace lo que le parece mejor!).

Nuestros oradores insisten en el hecho de que no existe tal cosa como No hay una solución única para todos. Por el contrario, la elección de la organización del trabajo depende de muchos factores. 🎛️

Para elegir la mejor solución para su empresa, tendrá que tener en cuenta las expectativas y los derechos de los empleados remotos y, a continuación, definir y comunicar reglas precisas.

Práctica recomendada 2: selecciona cuidadosamente tus herramientas diarias

Todas nuestras partes interesadas creen que es importante imponer las herramientas elegidas y evitar su multiplicación. Si hay un marco mínimo, ¡se corre el riesgo de que cada empleado instale sus herramientas favoritas en su computadora y que el parque de software de su empresa se vuelva inmanejable! 💥

También debe asegurarse de que sus empleados tengan las herramientas necesarias para se sienten conectados con su equipo y que pueden colaborar de manera efectiva. 📳

Algunas herramientas de TI son cruciales para ayudar a los gerentes de oficina a lograr una buena gestión de su trabajo:

• una plataforma de gestión de activos informáticos como Rzilient;
• un HRIS;
• y un espacio de trabajo colaborativo (Notion o Slack).

Sin embargo, desde el punto de vista técnico, algunas aplicaciones menos visibles son esenciales para que todo vaya bien. Los ejemplos incluyen una VPN y herramientas para proteger estaciones de trabajo.

Myriam, de Worldia, agradece Noción y Laura de Playplay usa la herramienta Offihall (administración de espacios de trabajo híbridos), que resulta útil para:

• informe a sus empleados desde dónde trabajan cada semana (en casa, de forma remota, con un cliente, de vacaciones, etc.): así todos saben fácilmente dónde se encuentra su equipo;
• reserve una oficina cuando venga a trabajar a las instalaciones de su empresa.

Para France Digitale, Clémence especifica que todo el equipo está trabajando en Google Drive, que permite compartir archivos de forma permanente e instantánea. 👏 Slack refuerza el sistema de herramientas de comunicación y se han establecido niveles de emergencia para favorecer el canal apropiado para obtener una respuesta rápida. Clémence también nos alerta sobre la importancia de tener un buen sistema de vídeo, ¡de lo contrario pueden producirse frustraciones y pérdidas de tiempo! ⏲️

Esta imagen resume los principales componentes de software de una empresa que opera en modo flexible o remoto:

Nuestro consejo: Google o Microsoft 364 para el entorno de trabajo y Slack para la comunicación de tu equipo.

Mejor práctica #3: Haga que la experiencia del empleado sea positiva

¿Cómo garantizar el bienestar de los empleados? ¿De Muchos factores son esenciales para una experiencia de empleado favorable, y en particular una buena comunicación interna.

Para lograrlo, es necesario:

• programar reuniones periódicas (factor de cohesión en tu equipo);
• Y también que tú fomenta la comunicación informal, lo que evita el aislamiento de sus empleados. 🥂

En Playplay, el sistema es muy completo:

• Los colaboradores intercambiar uno a uno al menos una vez a la semana con su gerente;
• dos reuniones de equipo «de pie» se organizan cada semana, así como puntos de «inmersión profunda» para profundizar en los detalles de los proyectos;
• De reuniones mensuales también están planificados sobre el progreso general de los proyectos. 🗓️

Myriam comparte algunas de las herramientas implementadas en Worldia. De encuestas de satisfacción se presentan sistemáticamente a los recién llegados, tras su Incorporación. Y con la herramienta Lucca, El estado de ánimo del día los empleados pueden compartirlo fácilmente para tomar el pulso del equipo. Las entrevistas semanales y anuales completan la gama de herramientas para mantener el enlace.

Práctica recomendada 4: cuida tu proceso de incorporación

Nuestros ponentes también destacan el aspecto crucial de la incorporación. Es vital que los nuevos empleados se sienten bien tan pronto como llegan, que comprendan los desafíos y su misión, a fin de ser eficaces lo antes posible.

Y seguro que sabes que, gestionar la incorporación de una persona remota es aún más importante debido a la lejanía, pero también es más complejo. 🙇

Clémence nos muestra los dos escenarios principales de France Digitale:

• Se envía un enlace a Notion a cada nuevo empleado, antes de su llegada, que incluye las normas relacionadas con el teletrabajo;
• Los documentos de seguro y las cartas que acrediten el deseo de utilizar el teletrabajo se solicitan lo antes posible.

Myriam, de Worldia, usa el Plataforma de gestión de activos informáticos de alta eficiencia sistemáticamente durante su incorporación, para:

• comprobar y pedir el hardware de la computadora ;
• crear accesos y las contraseñas requeridas;
• registrar equipos de TI y el software utilizado;
• Enviar equipo de TI con el recién llegado;
• Envía invitaciones a las reuniones de incorporación.

Buena práctica n° 5: delegue la gestión de su equipo informático

Les Soluciones MDM ¡hace maravillas para su organización y facilita su vida como gerente de oficina!

Le permiten controlar de forma remota las computadoras de sus equipos para:

• instalar (o desinstalar) aplicaciones de forma remota;
• lanzar actualizaciones;
• asegúrese de que cada equipo es adecuado y está listo para usarse.

Por ejemplo, Playplay experimentó un período de fuerte crecimiento en 2021. 📈

Veinte nuevos empleados llegaban cada mes, ¡a menudo en el último momento!

Toda esta actividad estaba causando estrés y desorganización. 😔

Laura tuvo muchos problemas para gestionarlo todo, especialmente en lo que respecta al stock de ordenadores Playplay. Y para no facilitar las cosas, la empresa no tiene un administrador de TI y Laura no tiene experiencia en TI. La configuración de la plataforma Rzilient fue un verdadero alivio para ella. 👍 Laura solo necesita Unos minutos para realizar sus incorporaciones, y puede visualice el estado de su equipo informático de un vistazo !

Práctica recomendada 6: impulsar la cultura corporativa

Cuando se trabaja en modo flexible o remoto, la cultura corporativa es una poderosa palanca para mantener la cohesión y la motivación de los equipos. Esta dualidad entre trabajar desde casa y en la oficina puede resultar difícil de gestionar, como se explica en este artículo sobre Hogar y oficina: ¿es realmente compatible?

Para fortalecer la cultura de su empresa, ¡nuestros consultores tienen algunos consejos para ofrecerle!

En Worldia se organizan numerosos eventos:

• Pruebas a ciegas y otros juegos;
• Almuerzos de equipo con el descubrimiento de especialidades de un país diferente en cada ocasión;
• uno Fiesta de verano Y un Evento de fin de año. 🎄

Por el lado de Playplay, Laura está organizando mini actividades de formación de equipos, al menos una vez al mes: un cuestionario de Kahoot o una prueba a ciegas sobre «What the Tune?» 🎤

También creó un fotomatón virtual. ¡Los empleados pueden tomarse fotos de sí mismos, ya sea que estén en la oficina o solos en casa con su gato o perro! Luego, todo el equipo puede consultar las fotos, interactuar, comentar y crear enlaces, ¡todo en color y de una manera muy divertida! 📸

Práctica recomendada 7: ¡no abandones el servicio!

El Salida de un empleado, también denominada desvinculación, es un momento clave que debe tratarse con seriedad y organización.

Si este no es el caso, corre el riesgo de:

• pagar licencias de software innecesariamente; 💶
• no encontrar las computadoras de los empleados que se fueron; 💻
• aborde los usos fraudulentos de los datos de su empresa.

Con el Plataforma resiliente, se beneficiará de una ayuda inestimable. De hecho, a la salida de cada empleado:

• Se cancelan las licencias automáticamente ;
• la recepción del material es gestionada y organizada por rzilient ;
• Los ordenadores se restablecen de forma remota.

Laura nos explica cómo funciona Playplay cuando un empleado se va, utilizando la plataforma Rzilient. Ella:

1. envíele un albarán, junto con el proceso a seguir para devolver su ordenador;
2. Envíales instrucciones sobre cómo desconectar su cuenta de iCloud;
3. realizar el restablecimiento en Rzilient, cuando reciba la computadora del empleado;
4. y, por último, asigna el ordenador al stock, ¡preparándolo para su uso en una futura incorporación!