Lee nuestro caso práctico de migración de Office 365 a Google Workspace
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Caso práctico: migración de Office 365 a Google WorkSpace
_rzilient completó recientemente la migración de Office 365 a Google Workspace para los equipos de uno de nuestros clientes.
Presentación del contexto, el desafío a resolver y el enfoque implementado por nuestros equipos de expertos en TI.
El contexto: nuestro cliente, con sede en París
Nuestro cliente es una agencia con unas quince personas. Ayudan a sus clientes a hacer que sus documentos legales sean simples, legibles e intuitivos.
La empresa trabajó inicialmente con Office 365 y su conjunto de herramientas, y luego decidió cambiar a la suite de Google, porque utilizaban herramientas de oficina de Microsoft (Word y Excel principalmente), así como el correo electrónico. ✉️
El problema: el uso incompleto de Office 365
El problema es que los equipos de nuestros clientes nunca se adaptaron del todo al uso de las herramientas de Office 365.
Se usó Sharepoint, pero se usó al revés, «sometiéndose» a la solución en lugar de aprovecharla al máximo.
Y en la era del teletrabajo, las herramientas de videoconferencia se han vuelto imprescindibles. Sin embargo, el equipo utilizó la solución de videoconferencia de Teams con mucha timidez.
La razón de esto es simple y no se puede discutir: encontraron que Teams era menos fácil de usar y menos fácil de usar que otras herramientas. ⚙️
La solución: migrar a Google WorkSpace
Analizamos el contexto del cliente y le recomendamos que se cambiara a Google WorkSpace, ¡mientras preparábamos esta migración en detalle!
Fase 1: análisis, recomendaciones y plan de acción
La empresa pidió a _rzilient que encontrara una solución adecuada y eficaz.
Nuestros expertos en TI analizaron el uso de los equipos e identificaron rápidamente el origen de la frustración de los clientes: la fricción generada por el uso de Office 365 y Teams en particular.
Identificamos un aumento potencial significativo en el tiempo de productividad, en comparación con el actual, pero también una desventaja en términos de licencias.
De hecho, la oferta de Google es un poco más cara que la de Microsoft, pero el cliente no consideró que fuera un obstáculo importante.
Tras la decisión de migrar a Google WorkSpace, el principal desafío para nosotros fue anticiparnos a la gestión del cambio, que es fundamental para el éxito de un proyecto de este tipo.
En particular, el cambio implicó la pérdida del uso de las licencias de Word y Excel, cuyos equipos consumían mucho.
Nuestra recomendación era hacer una transición sin problemas a Google Spreadsheets y Google Docs, manteniendo las licencias activas para Word y Excel durante unos meses.
Nuestro análisis de los documentos internos mostró que no había ningún documento con problemas de compatibilidad. Por ejemplo, no se utilizaron macros complejas en Excel. Así podríamos migrar fácilmente a Spreadsheets.
Fase 2: finalización del cambio a Google WorkSpace
Para la migración, el cliente quería migrar sin interrumpir la producción de sus equipos, es decir, por la noche o durante el fin de semana.
Por lo tanto, acordamos con los empleados que tendría lugar un sábado por la noche y que la pérdida de acceso a las herramientas solo duraría unos minutos, especialmente en el caso de la mensajería, que era de suma importancia en su contexto.
Utilizamos las herramientas nativas de Google (Correo, Calendario, Contactos) y Sede central en la nube, para migrar Teams y Sharepoint.
Estaba previsto que el nuevo procedimiento entrara en vigor el domingo.
La migración se llevó a cabo a la perfección: se completó a tiempo, sin pérdida de datos ni pérdidas empresariales.
Fase 3: soporte y gestión de cambios
Nos hemos centrado principalmente en el soporte y la gestión de cambios, que suelen ser los factores clave de éxito para una migración exitosa.
Ya el lunes por la mañana siguiente al cambio, _rzilient proporcionó un experto en TI in situ, en las instalaciones de nuestro cliente, para ayudar a los equipos en su nuevo contexto.
Concretamente, la migración no ha generado impactos importantes. Por encima de todo, había que volver a explicar los procesos a los equipos.
El aspecto más inquietante fue el cambio de Outlook al correo electrónico en línea de Google. Nuestro equipo se tomó el tiempo necesario para capacitar y apoyar al equipo del cliente en el uso de esta herramienta.
Se han ajustado algunos comportamientos de uso menores, así como los ajustes y configuraciones, para cumplir con sus expectativas lo más fielmente posible.
La importancia de la gestión del cambio en una migración de TI
En _rzilient, estamos convencidos de que una migración exitosa es una migración preparada con antelación, ¡durante la cual formamos y preparamos a los equipos que se verán afectados por el cambio!
También se trata de analizar adecuadamente las necesidades en términos de continuidad empresarial de la empresa y de estar disponible en caso de errores (copia de datos, por ejemplo), para corregirlos rápidamente y no bloquear la producción del cliente.
El soporte posterior a la migración también es vital para que los equipos puedan recuperar rápidamente su productividad habitual y disfrutar trabajando con las nuevas herramientas implementadas.
_rzilient lo apoya en sus proyectos de migración de software, ¿Y si hablamos de ello? ? 😊
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