Los riesgos de la TI clandestina en las empresas

Definición de Shadow IT

La TI en la sombra, o «TI fantasma», se refiere al uso de sistemas, software, aplicaciones y servicios informáticos sin la aprobación o el control del departamento de TI de una organización. Esta práctica se ha vuelto común en muchas empresas porque, a menudo, puede reducir la brecha entre las necesidades operativas de los empleados y las soluciones tecnológicas disponibles. La TI en la sombra ofrece a los empleados la oportunidad de adoptar herramientas que satisfagan sus necesidades específicas, incluso fuera del marco establecido por la organización. Esta flexibilidad puede mejorar la eficiencia y la productividad de la empresa, pero también puede presentar riesgos de seguridad y cumplimiento.

Origen del término y evolución del concepto

El término «TI en la sombra» surgió a principios de la década de 2000, cuando los departamentos de TI empezaron a darse cuenta de que los empleados utilizaban software que no cumplía con las normas para hacer su trabajo de manera más eficaz. Esta tendencia se aceleró con la llegada de Computación en nube y tecnologías móviles, que han hecho que muchas herramientas tecnológicas sean accesibles sin la intervención directa del departamento de TI de la empresa. El concepto ha evolucionado para incluir no solo el software y las aplicaciones, sino también el uso de cualquier tecnología, infraestructura o servicio que esté fuera del control de los procesos de TI tradicionales.

¿Cómo está surgiendo la TI en la sombra en las empresas?

Factores que promueven la TI en la sombra

Los factores son la lentitud de los procesos de aprobación de TI, la falta de soluciones adaptadas a las necesidades específicas de los empleados o la facilidad de acceso a la tecnología. Estas tecnologías incluyen software como aplicaciones de comunicación, plataformas de gestión de proyectos o nubes. La lentitud de los procesos burocráticos y la falta de disponibilidad de soluciones ágiles pueden empujar a los empleados a buscar alternativas más rápidas y flexibles para satisfacer sus necesidades inmediatas. En esta búsqueda de soluciones rápidas, los empleados pueden utilizar la TI en la sombra y los servicios en la nube externos para sortear los obstáculos burocráticos y obtener las herramientas que necesitan con rapidez.

Ejemplos de TI en la sombra dentro de una organización

Algunos ejemplos de TI en la sombra incluyen el uso de servicios de mensajería instantánea como WhatsApp para la comunicación en equipo o la adopción de Google Drive para compartir archivos confidenciales sin las protecciones necesarias, pasando por alto las soluciones oficiales, como las redes corporativas seguras o las VPN aprobadas por la empresa. También hay otros ejemplos, como el software de procesamiento de datos personales, como las hojas de cálculo para gestionar la información confidencial de los clientes, sin las copias de seguridad adecuadas. Estas prácticas de elusión, incluido el uso de servicios en la nube no autorizados, exponen a la empresa a riesgos de seguridad y cumplimiento.

¿Cuáles son los riesgos de la TI en la sombra para una empresa?

La TI en la sombra puede ofrecer beneficios en términos de flexibilidad y eficiencia, pero también conlleva riesgos importantes que pueden comprometer la integridad y la seguridad de una empresa. Los usuarios pueden verse tentados a utilizar aplicaciones no autorizadas como parte de la TI clandestina, lo que puede provocar la fragmentación de los datos y los recursos, así como vulnerabilidades de seguridad.

Riesgos de seguridad de TI en la sombra

Vulnerabilidades y posibles amenazas

El principal riesgo de la TI en la sombra es la seguridad. Por lo general, las aplicaciones y los servicios que se utilizan sin la aprobación oficial no están sujetos a las mismas pruebas de seguridad y cumplimiento que las herramientas autorizadas. Esto crea fallas en la arquitectura de seguridad de la empresa que pueden provocar filtraciones de datos. Los sistemas no supervisados también pueden ser vulnerables a los ataques externos porque no tienen las mismas actualizaciones de seguridad y protocolos de defensa que los sistemas gestionados por TI. Este uso incontrolado puede provocar la pérdida de control sobre los datos empresariales confidenciales, lo que compromete la confidencialidad y la integridad de los datos de los usuarios.

Nuestras soluciones para superar estos riesgos

Impacto de las brechas de seguridad en la empresa

Las consecuencias de estas infracciones pueden ser desastrosas, como la pérdida de datos confidenciales, el daño a la reputación corporativa, los costos financieros asociados con las violaciones de datos y las multas por incumplimiento. Los incidentes de seguridad también pueden provocar una pérdida de confianza por parte de los clientes y socios, así como una posible interrupción de las operaciones comerciales. Por lo tanto, es fundamental que el departamento de TI establezca medidas sólidas para supervisar y controlar el uso de las aplicaciones y los servicios por parte de los usuarios finales, a fin de limitar los riesgos asociados a la TI clandestina.

Impacto en la gobernanza y el cumplimiento de TI

Problemas de cumplimiento normativo

El uso de soluciones no aprobadas puede provocar infracciones de diversas normativas, como el RGPD, que impone normas estrictas sobre la gestión y la protección de los datos personales. Estas infracciones no solo pueden dar lugar a cuantiosas multas, sino también a litigios costosos y a una mayor supervisión regulatoria. Por lo tanto, es esencial que el departamento de TI utilice medidas de vigilancia y control para evitar el uso no autorizado de las aplicaciones y los servicios de TI.

Dificultades para administrar los datos y los recursos de TI

La TI en la sombra dificulta que los departamentos de TI mantengan un inventario preciso de los recursos tecnológicos utilizados, lo que dificulta la administración de las licencias de software, el mantenimiento de los sistemas y la aplicación de las políticas de seguridad. La fragmentación de la tecnología también puede provocar ineficiencias operativas y aumentar los costos generales de TI. Además, la proliferación de aplicaciones no aprobadas puede crear riesgos de seguridad adicionales al introducir puntos de acceso no supervisados en la red corporativa.

¿Cómo luchar contra Shadow IT?

Para combatir la TI en la sombra, es esencial adoptar un enfoque proactivo que combine conciencia, políticas claras, tecnologías apropiadas y la participación activa de los usuarios.

Estrategias de prevención

Fortalecimiento de las políticas de seguridad de TI

Es crucial que las empresas desarrollen y mantengan políticas de seguridad de TI claras que se comuniquen regularmente a todos los empleados. Estas políticas deben incluir procedimientos para aprobar y adquirir nueva tecnología. Crear procesos de aprobación rápidos y canales de solicitud claros puede ayudar a reducir la necesidad de soluciones informales.

Sensibilización y formación de los empleados

Capacitar a los empleados sobre los riesgos de la TI en la sombra y las políticas de la empresa es otra estrategia fundamental. Una comprensión clara de las implicaciones del uso de tecnología no aprobada puede disuadir a los empleados de utilizar la TI clandestina. Las sesiones de sensibilización periódicas y las actualizaciones de las políticas de seguridad pueden aumentar el cumplimiento.

Soluciones para contrarrestar la TI en la sombra

Como parte de la administración de TI en la sombra, es crucial contar con herramientas eficaces que no solo detecten el uso no autorizado de la tecnología, sino que también ofrezcan alternativas viables y seguras.

Mapeo rápido y evaluación de riesgos del ecosistema SaaS

El primer paso para combatir eficazmente la TI en la sombra es comprender el alcance y la naturaleza de las aplicaciones SaaS que se utilizan en la organización. Nuestra solución, Rzilient, ofrece una tecnología que permite mapear el ecosistema SaaS de toda la empresa en unos segundos y evaluar los riesgos asociados a cada aplicación. Este mapeo integral ayuda a las empresas a identificar los usos no conformes y los posibles riesgos, sentando las bases para una administración segura de las aplicaciones.

Supervisión continua del cumplimiento

Una vez que se ha mapeado el ecosistema de SaaS, lo ayudamos a mantener altos estándares de cumplimiento mediante una supervisión continua. Esta supervisión garantiza que todas las aplicaciones externas se utilicen de acuerdo con la normativa vigente, como el RGPD, y las políticas internas de la empresa. Este enfoque proactivo minimiza los riesgos de violaciones de datos y las sanciones reglamentarias asociadas.

Descubra cómo implementar estas acciones

Reducción de costos mediante la administración de aplicaciones

Además de los beneficios de seguridad y cumplimiento, identificamos y eliminamos las aplicaciones SaaS no utilizadas o en riesgo que generan costos innecesarios. Al eliminar estas aplicaciones, las empresas no solo pueden reducir los gastos, sino también centrar sus recursos en herramientas que añadan un valor real.

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